møtekultur

Møtetips på en fredag?

Jeg har nettopp avsluttet et prosjekt hos et selskap som trengte litt hjelp til å tegne en avtale med et vikarselskap. Jeg har gjort en del ansettelser for dem og kjenner de ganske godt, men jeg har dessverre ikke kapasitet eller forutsetninger til å tilby vikartjenester.
Det er interessant å sitte på den andre siden av bordet enn den som jeg pleier å sitte på.
Det er interessant å høre på hvordan de ulike aktørene forsøker å selge seg.
Bokstavelig talt.

De som følger med på disse sidene kjenner min lidenskap for historier. Kanskje litt sterkt å kalle det «lidenskap», men jeg er av den oppfatning at når man skal presentere eller formidle et eller annet så er det en forutsetning at man klarer det på en måte som skaper troverdighet, tillit og takt og tone.
Du må vite om du skal snakke om epler eller pærer, for å si det sånn.
Det er en forutsetning at man kjenner sitt publikum og selv om jeg egentlig ikke hadde tenkt å fylle denne teksten med presentasjonsteknikk så er jeg likevel inne på det og da kan jeg si at det dreier seg om tre ting:
– si hva du skal si
– si det
– si hva du har sagt

Jeg treffer mange jobbsøkere som snakker og snakker og snakker seg helt ut og så langt vekk som mulig som om det er et mål å fokusere på alt annet enn seg selv. Det er som om de glemmer hva den de snakker til er interessert i å få vite mer om, som om de lar seg styre av en eller annen forhåndsprogrammert forutinntatthet. Da er det rimelig paradoksalt når jeg sitter på den andre siden som jeg viser til i innledningen når disse konsulentene og ikke minst seniorkonsulentene fra vikarbransjen åpner burene og slipper løs de ville dyrene.

Det som jeg sliter litt med å skjønne noe av, er hvorfor de er så opptatt av å fokusere på alt annet enn kandidatene som de skal levere. Det er jo det som er interessant for en som ser etter en guide og en stifinner når man skal på safari i rekrutteringsjungelen.
– «Vi har gode prosesser …»
– «Vi er effektive, rask levering til riktig pris …»
– «Stor kandidatbase …»
Den siste er min favoritt.
Særlig.
Kandidatbaser er like mye verdt som monopolpenger, spesielt når det er et tema som bringes på banen før behovet er presentert.

En av mine besøkende brukte tjue minutter av totalen på tredve på å presentere sin lange historie etterfulgt av prosessbeskrivelser med piler og firkanter i forskjellige farger. Hun syns sikkert at det var fint men glemte å kontrollere om jeg delte inntrykket.
Noen syns det kanskje virker litt ufint, men jeg lar dem holde på.
Det er en del av min seleksjon, for å si det sånn.

Jeg pleier også å si at jeg syns det er rart at det fremdeles finnes mennesker som ikke tar seg tid til å forberede seg til møtene sine med å forsøke å finne litt ut av tankesettet til de som de skal treffe, spesielt med tanke på alle mulighetene som finnes der ute. Det blir rimelig fantasiløst når en fyr på treoogtjue med seks måneders fartstid får seg til å snakke om alle de andre som har bygget opp selskapets solide historikk og kultur når jeg vet at de som står bak har flyttet på seg for lenge siden og at det er han som sitter foran meg og hvordan han tenker som jeg har lyst til å få vite mer om.
Husk at det er de små tingene som er avgjørende.
Size matters.
Det er menneskene som gjør den store forskjellen.
Metodene er stort sett de samme.
Jeg er jo selv en person som er ganske lett å gugle, og møtene topper seg litt når dette med «effektivisering» begrenser seg til elektroniske rekrutteringsverktøy.

Fredag er for øvrig en god møtedag.
Fredag er kanskje den beste.
Det finnes en del mennesker som sier noe annet, det går jo ikke an å ha et så viktig møte på en fredag for da er man jo så opptatt med så mye annet.
Ja, man er kanskje det.
Det er jo snart helg.
På den annen side så får man avklart om de oppfatter alt dette andre som viktigere enn deg og ditt og da går du jo rett i strupen på fleksibiliteten og tilpasningsdyktigheten som de skriver så fint om på sine nettsider. Det hører også med til historien at fredag er en hyggelig dag og jeg er rigget sammen sånn at jeg ikke leker med noen som ikke har lyst til å være med på leken.

Valget vårt fallt for øvrig på hun som stillte opp med den tomme skriveblokken sin, klar for å høre på hva vi hadde å si og hva vi så for oss i et eventuelt samarbeid. Jeg la merke til at hun ikke skrev noen ting og to minutter på overtid fikk hun en målgivende pasning hvor jeg spurte om det var noe som var uklart.
Hun smilte og viste til det blanke arket og sa at dette hadde hun i seg.
En scoring som sikret elitekontrakt, for å si det med alternative med dog så aktuelle termer …

Tenk fine tanker i helgen.
Gjør noe med dem.

Møtekultur

Hvor mange ganger har du ikke sittet i et møte og lurt på hva du egentlig gjør i dette rommet?
… for ikke å snakke om hva alle de andre menneskene egentlig gjør?
Det finnes de som definerer et møte som en fest uten alkohol, men det er vel å ta litt hardt i …

Hvor mange ganger har du sittet i et møte hvor du opplever at ingen deltar?
Hvor mange ganger har du selv følt at du har falt ut?
Det dreier seg om å være forberedt.
Det dreier seg om møtekultur.

En eller annen kan ha kommet opp med en setning som inneholder spørsmålet om vi skal ha et overordnet perspektiv eller noe mer konkret.
OK …
Du vet kanskje at dette er et lurt triks for å gi inntrykk av at du er en smart person i tillegg til at det er et effektivt hjelpemiddel for å avspore enhver debatt. Det finnes svært få mennesker som vil være uenig i et utsagn som «her tror jeg det er lurt å tenke litt overordnet».
Alternativt kan du servere noe som «det er viktig å konkretisere hva som menes her» – tror nok du kan høste en del anerkjennende nikk, uansett vil de fleste være enige med deg og vil tro at du vet hva du snakker om.

Husk at mange er opptatt av viktige ting som «å styrke» og «prioritere». Det er litt uklart hva forskjellen er, men alle er enige om at begge deler er helt topp.
– «Vi må styrke satsingen på …» er en populær formulering som passer til nesten alt. Noe av det som er så bra med styrking og prioritering, er at det ikke sier noe om hva som skal nedprioriteres. Husk at hvis du faller for fristelsen ved å si «flytte ressurser» eller «redusere» så er det stor sannsynlighet for at flere vil rynke på nesa, da er det bedre å bruke «prioritering» – det pleier å funke ganske bra.

Forankring er et begrep som pleier å få de andre til å spisse ørene og sette seg litt bedre til rette i stolene. Dette er nemlig noe som er synonymt med at man skal gjøre det som alle innerst inne vil at man skal gjøre.
Det er jo bra.
Det pleier også å frembringe varme følelser hos de fleste, og det må du selvfølgelig benytte deg av.
– «Det er viktig at dette blir godt forankret i organisasjonen …»
Du kan rett og slett ikke si dette mange nok ganger, spesielt ikke hvis noe skal «styrkes» eller «prioriteres».

Prosesser er det som skal skje mellom alle møtene.
Prosesser er bra.
Dersom de andre møtedeltagerne får høre om prosesser, blir de glade. Dersom ting begynner å strekke litt ut i tid, er det alltid viktig å understreke at det er prosesser på gang. Da må du også være klar over at det kan finnes de som mistenker at saken ligger i en eller annen skuff – da kan det være lurt å tilføye at «det er viktig med en god prosess» – underforstått at hvis saken bare ligger litt lenger, så blir «forankringen» bedre.

Du må også huske på at det er gjennom «dialog» at ting blir «forankret».
Det er som regel en god ting å være i dialog med noen.
Hvis noen spør hvorfor prosessene tar så lang tid, så er det hovedsakelig fordi en er i dialog med noen.
Dialog er en viktig del av gode prosesser.

Det er også viktig å ha gode rutiner.
Rutiner er til for at man kan ha noe å skylde på dersom ting ikke går helt som planlagt. Hvis du mottar kritikk for ett eller annet, kan du nemlig alltid svare med å enten «forandre rutinene» eller «undersøke om rutinene har blitt fulgt» eller ganske enkelt bare «se på rutinene». Hvis du er så uheldig at du ikke har noen rutiner å skylde på, må du huske å svare med at du skal «innføre rutiner».

Dersom du leser møtereferat, så vil du fort se at det er mange saker som man skal ta til etterretning.
Dette er en ganske viktig presisering og en oppgave som man bør ta seriøst.
Det betyr at man ikke skal ignorere det.
Dersom noen beskylder deg for at du burde ha brukt tiden din på andre oppgaver, kan du ganske raskt og enkelt komme deg unna med å si at du skal ta saken til etterretning.

Det er ikke så vanskelig å tvinge seg gjennom tunge møter dersom du har en overordnet så vel som konkret orientering om møtenes viktigste ord og begreper – det vil gjøre det lettere å prioritere og ta disse til etterretning gjennom å forankre de i rutiner og bruke de i videre dialog som ledd i enhver prosess.

Husk at det kan komme noen som skal bruke møterommet etter dere.
Rydd opp før du går, ta med alle kaffekoppene og papirer som sikkert ligger strødd rundt. Hvis du er så priviligert at du jobber et sted hvor du har anledning til å åpne et vindu i stedet for at bygget har et sånt hersens ventilasjonssystem som aldri funker, så er det lurt å lufte.
Det er ikke sikkert at alle digger lukta di.
Sistemann ut slukker lyset.

Dagens musikktips er THE BLACK SEEDS med «Cool Me Down»